Những lưu ý về văn hóa email

Ngày nay, khi Internet ngày càng được “phổ cập” rộng rãi, email trở thành “chuyện thường ngày”, thì viết email thế nào cho “văn hóa” cũng là một vấn đề đáng quan tâm. So với các phương tiện giao tiếp truyền thống khác, email có nhiều điểm khác biệt và vì thế cũng đòi hỏi những “kĩ năng” khác biệt hơn nếu muốn giao tiếp thật sự hiệu quả. Dẫu chưa đạt tới "công lực thâm hậu" theo kiểu "nhất ngôn cửu đỉnh" (một lời nói nặng tựa chín đỉnh đồng), câu chữ trong e-mail vẫn có thể ứng vào... phím sa gà chết. Giao tiếp đòi hỏi phải có văn hóa, viết e-mail cũng vậy.



Khởi đầu ngày mới: "Check mail"
Công nghệ mạng toàn cầu kết hợp với nền sản xuất chuyên môn hóa góp phần tạo ra một loại "sản phẩm hàng loạt", một khái niệm đặc thù: công dân văn phòng thời kỹ thuật số. Giải quyết công việc, thư giãn, xả stress, kết thân... gần như chừng ấy nhu cầu của thế hệ công dân này đều có thể gói lại trong một cái "bọc" vô hình, đó là e-mail.

Tại không ít các tổ chức - doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị có số lượng nhân sự lớn, việc kiểm soát mạng Internet nói chung và các trình duyệt web, chat trực tuyến, thường rất ngặt nghèo. H., nhân viên phòng Hành chính - nhân sự của một Công ty sản xuất cáp sợi 100% vốn nước ngoài cho biết, công ty chị không cho phép nhân viên duyệt web, chứ đừng nói đến chat; mọi người chỉ có thể sử dụng hòm thư của công ty (mail server). Nhưng trong cái "khó", lại... ló cái khôn: H. dùng chính hộp thư của mình làm công cụ để "chat" với mọi người trong và ngoài công ty, gần giống thời đi học nói chuyện riêng trong lớp bằng cách truyền tay nhau các mảnh giấy.

Một cách công bằng thì, chính các công cụ "tin nhắn tức thời" (IM - instant message) mới là những ứng dụng giao tiếp gần gũi nhất với công dân văn phòng, điển hình là Yahoo Messenger, hay MSN Messenger, hoặc Google Talk. Tuy nhiên, không ai có thể phủ định vai trò chính thống của e-mail trong giao dịch, giải quyết công việc. Tức thời, chính xác, tiết kiệm, có khả năng lưu trữ, e-mail thực sự là một cái bưu điện kiêm nhân viên bưu chính và thủ thư cho người dùng.

Không vào được web, nhưng H. và đồng sự vẫn có thể cập nhật tin tức hàng ngày, thông qua... e-mail. Những người bạn của H. ở các công ty khác (cho phép sử dụng web) hàng ngày vẫn đều đều "copy" những mẩu tin, bài viết đáng chú ý trên các website, "paste" vào e-mail và gửi cho H. Vẫn theo cơ chế lan truyền, e-mail này lại được chuyển tiếp (forward) tới những người "cùng cảnh ngộ". Vậy là, ngoài công việc, những công dân văn phòng này lại có thêm lý do để chăm chỉ "check mail" khởi đầu ngày làm việc mới.
"Send" không đơn giản là cú click!



Bạn có thường đọc (lướt) lại e-mail mình vừa viết trước khi nhấn send? Có thể là do thói quen, hoặc do quá vội, mà bạn bỏ qua khâu "hậu kiểm" vô cùng quan trọng này, bởi nếu trên giấy mực, các cụ đã dạy: "Bút sa gà chết"; thì trên máy tính cũng vậy: "phím" sa, có người gặp rắc rối.

Gửi nhầm địa chỉ là điều tai hại, dễ gặp ở tình huống danh bạ trong e-mail lưu quá nhiều liên lạc có thông tin gần giống nhau (đủ để gây nhầm lẫn). Không nhập chủ đề cho e-mail cũng là một sơ suất không hiếm gặp. Bên cạnh đó, với một số người khó tính, thì e-mail viết bằng tiếng Việt mà không có dấu cũng gây nhiều bất tiện khi đọc. Nhưng, thà không dấu còn dễ "luận" hơn e-mail có dấu mà lại được gõ bằng font chữ mà máy người nhận không có, và hậu quả là toàn bộ văn bản bị lỗi, không thể đọc được. Nếu viết e-mail bằng tiếng Việt có dấu, thì nên dùng font Unicode, vì hầu hết máy tính đều hỗ trợ font này.
Đối với chế độ reply, bạn nên để ý, có hai lựa chọn là reply (trả lời người gửi) và reply all (trả lời tất cả mọi người). Tùy theo tính riêng tư của nội dung muốn chuyển tải mà bạn lựa chọn một trong hai. Chữ ký trong e-mail cũng rất cần thiết, đóng vai trò một "lý lịch trích ngang" tóm tắt của chủ nhân, tiện cho danh chính ngôn thuận mà giao dịch, quan hệ.
"Tai nạn" e-mail
Nhầm người nhận, e-mail hoàn toàn khác gọi điện thoại ở khả năng "chữa cháy". D, trưởng nhóm bộ phận của một công ty trong lĩnh vực nhân lực than thở: "Mình hay bị nhầm địa chỉ người nhận, có lần gửi mail bàn việc với nhân viên, thì gửi cho... tổng giám đốc, có khi gửi mail cho ban giám đốc, lại "xi xi" thêm cho khách hàng". Cái sự nhầm còn đạt tới khôi hài hơn, là tình huống của các nhân viên tại một Công ty truyền thông sơ ý đem những vần thơ bút tre tự ứng tác, cảm hứng từ vần "uôi" với "ôn" mà gửi cho... đối tác.
"Xi xi" quá đà, hoặc không để ý chức năng reply all cũng là nguyên nhân dẫn đến những "tai nạn" trong giao tiếp. Tình huống này thì không khó gặp: A gửi mail cho B, bàn thảo về vấn đề C, và không quên "xi xi" thêm cho người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan" XYZ; sau một hồi tranh luận, lời lẽ giữa A và B trở nên gay gắt, nhưng thay vì nói chuyện riêng thì họ cứ thẳng tay reply all, biến XYZ thành "công chứng" cho cuộc đấu khẩu. Lại có nhân sự cảm thấy "bất mãn" với chế độ đãi ngộ trong một dự án của Công ty, liền vô tư lên mạng gửi mail "than thở" với toàn bộ thành viên Công ty, thay vì nói chuyện với người phụ trách trực tiếp.
Ứng xử văn minh
Lời ăn tiếng nói, phần nào cho người ta cái cơ sở để đánh giá bạn có phải là người có văn hóa (trong mắt họ). Cách thức trình bày e-mail, cách viết, thậm chí là gửi lức nào, cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với người khác, tương ứng là nhận lại sự tôn trọng. Có một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong e-mail công sở:
1. Trả lời mail ngay sau khi bạn nhận được
Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào. Đương nhiên là "ngay sau khi" cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một e-mail reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được e-mail, sẽ trả lời cụ thể sau. Đừng quên kiệm lời cảm ơn, nếu e-mail bạn nhận được là từ địa chỉ mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao.
2. Chủ đề
Không quá khó khăn để đặt tiêu đề cho email, nhưng rất nhiều người lại quên phần quan trọng này, chủ yếu do cẩu thả hoặc lười biếng. Chỉ cần cẩn thận một chút, kiểm tra email trước khi gửi đi, và nhớ đặt một tiêu đề bao quát nội dung email, bạn có thể giúp công việc được tiến hành nhanh chóng hơn. Người nhận email sẽ nắm rõ được nội dung cần trao đổi, đồng thời dễ dàng phân loại email, sau này cần tìm lại cũng dễ dàng hơn.
Cần phải nhấn mạnh chủ đề, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở email. Chủ đề có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn email, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và đặc biệt tránh tình huống quên nhập chủ đề.
Một lỗi khác cũng rất phổ biến, đó là tiêu đề email được đặt không hề ăn nhập gì với nội dung email. Lỗi này thường mắc phải khi người gửi reply email cũ để tránh mất thời gian nhập lại địa chỉ. Lỗi này không chỉ khiến người nhận cảm thấy khó chịu, mà còn có thể khiến họ bỏ qua email, vì nghĩ rằng chủ đề cũ đã giải quyết xong. Nếu không muốn mất thời gian nhập địa chỉ lại, bạn có thể vẫn chọn chức năng reply, nhưng nhớ sửa tiêu đề và xóa nội dung cũ trước khi viết nội dung mới lên mail đó. Và, trước khi gửi email đi, nhớ kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo tiêu đề bao quát được nội dung.
3. Những lời tốt đẹp
Chỉ cần thêm một vài nhịp gõ trên bàn phím, cũng đủ để bạn chứng tỏ thiện ý trong e-mail (ngay cả trong tình huống giải quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi e-mail. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards...; hoặc "Việt" hóa: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành.
4. Câu cú
E-mail không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là e-mail trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm suồng sã (như trong chat), và nhất thiết viết bằng tiếng Việt có dấu (nếu cẩn thận hơn, bạn có thể gửi nội dung cần chuyển tải trong file văn bản đính kèm).
5.Đâu là "dàn ý" chung?
Ngoài những điều bắt buộc như tiêu đề, địa chỉ người nhận… thì sẽ chẳng có một dàn ý nào là chung cả. Bởi vì, với những nội dung khác nhau, sẽ có những hình thức khác nhau, thậm chí cùng một nội dung nhưng đôi khi đòi hỏi phải có những hình thức khác nhau. Như đã đề cập, bạn cần xác định rõ ràng đối tượng người nhận, mục đích gửi mail là gì, nội dung bao gồm những điều nào, khi ấy “dàn ý” sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Đọc lại email một cách cẩn thận trước khi gửi là điều nên làm và phải làm, bởi vì nó không mất nhiều thời gian như bạn nghĩ và thật sự hiệu quả hơn bạn nghĩ rất nhiều. Tập để chúng trở thành một thói quen, dần dần bạn sẽ thấy mình “chuyên nghiệp” và công việc được giải quyết tốt hơn rất nhiều.
6. Cc, Bcc
Cc được viết tắt từ cụm từ “carbon copy” (“bản sao”). Người nào được nhập địa chỉ vào mục Cc sẽ nhận được một bản sao email khi bạn gửi đi, đồng thời họ cũng nhìn thấy địa chỉ mail của tất cả những người nhận khác cùng được nhập trong mục Cc. Vì vậy, trong trường hợp bạn muốn những người nhận email có thể tương tác hỗ trợ công việc với nhau, hoặc cảm thấy việc ẩn địa chỉ của họ là không cần thiết, thì hãy sử dụng chức năng Cc.
Còn Bcc được viết tắt từ cụm từ “blind carbon copy” (“bản sao ẩn”). Chức năng của Bcc tương tự như Cc, ngoại trừ việc người được nhập địa chỉ vào mục này sẽ chỉ nhìn thấy địa chỉ mail của mình, mà không thấy các địa chỉ mail khác trong Bcc. Trong các trường hợp tế nhị, không muốn cho người nhận biết họ cùng được gửi một nội dung tương tự như những người khác; hoặc khi cần gửi thông tin cho nhiều khách hàng, nhà cung cấp, đối tác… có tính cạnh tranh, bạn nên sử dụng chức năng này.
7. Mở đầu, kết luận và chữ ký
Đây là 3 phần cũng rất hay bị bỏ qua, hoặc thực hiện không đúng cách. Email không chỉ là phương thức truyền tải thông tin, mà còn là công cụ giao tiếp với các chuẩn mực văn minh nhất định. Vì vậy, bạn nên bắt đầu email bằng một câu chào thể hiện sự lịch sự, thân thiện và kết thúc email bằng một lời chúc hoặc cảm ơn.
Phần chữ ký quan trọng vì nó giúp cho email của bạn trở nên chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn. Đồng thời, đây cũng là cách giúp cho người nhận mail có được một số thông tin cơ bản về bạn: Tên họ, đơn vị công tác, địa chỉ… Thậm chí, chữ ký còn phần nào thể hiện cá tính của bạn nữa.
8. Một số lưu ý khác
- Khi nhận được email, bạn hãy trả lời nhanh nhất có thể. Chậm nhất là trong vòng 24h kể từ khi nhận được email, bạn nên có phản hồi. Nếu không thể trả lời chi tiết ngay được, hãy sử dụng công cụ trả lời tự động, kèm theo thời gian hẹn chính xác cho việc trả lời email đó.
Email là một công cụ giao tiếp, giúp bạn thể hiện hình ảnh văn minh, lịch sự của mình. Vì thế, hãy tạo cho mình những thói quen tốt khi dùng email.
- Nên trình bày các nội dung trong email một cách ngắn gọn và súc tích. Bố cục, cách phân đoạn và ngôn ngữ trong email cần rõ ràng và mạch lạc. Bạn có thể chia email thành nhiều đoạn nhỏ để dễ đọc, đồng thời tô đậm hoặc gạch chân những nội dung/cụm từ quan trọng.
- Đối với các tin qua trọng, bạn nên để tiêu đề thể hiện sự khẩn cấp.
- Lưu ý các lỗi chính tả cũng như việc dùng các biểu tượng cảm xúc trong email.
- Ngoài ra, bạn cũng cần đặt tên phù hợp, thể hiện chính xác nội dung cho tập tin đính kèm. Tập tin đính kèm nên có sự giải thích phù hợp. Tránh gửi kèm tập tin nhưng lại không hề nhắc đến điều đó trong nội dung email.